Jak ułatwić i zorganizować złożone obowiązki?

Kiedy mamy na głowie wiele obowiązków i są to czynności, których nie da się zamknąć po jednym mailu lub po wykonaniu prostej aktywności, odzywa się prokrastynacja. Chcemy mieć to za sobą, ale jednocześnie przeraża nas mnogość rzeczy, o których musimy pamiętać i wolimy poczekać na bardziej dogodny moment. A kiedy zbliżające się terminy, nie pozwalają na dalsze odkładanie, zabieramy się za realizację zadania w sposób najbardziej chaotyczny z możliwych – bo przecież nie ma już czasu.

Bardzo długo rozprawiałam się z obowiązkami w podobny sposób, ale po pewnym czasie zaczęło mnie to męczyć. Nie znosiłam zostawiać obowiązków na ostatnią chwilę, ale jednocześnie nie znałam sposobu na to, by pokonywać zniechęcenie towarzyszące decyzji o rozpoczęciu pracy. Nie wiedziałam również jak walczyć z chaotycznym działaniem. W końcu w jakimś artykule na temat organizacji czasu, przeczytałam o checklistach (które sama nazywam często instrukcjami). Nie byłam stuprocentowo przekonana do tej idei, ale postanowiłam spróbować.

O co chodzi w tworzeniu checklist/instrukcji?

Metoda ta polega na rozpisywaniu w formie instrukcji wszystkich czynności, które:

  • wykonujemy często, ale są one na tyle złożone, że łatwo zapomnieć o szczegółach,
  • wykonujemy regularnie, ale nie na tyle często, by pamiętać cały schemat działania.

Forma zależy wyłącznie od Was, mogą to być rozbudowane etapy krok po kroku, ale również wyłącznie słowa-klucze, które zasugerują o czym powinniście pamiętać, zajmując się danym obowiązkiem. Nie ma tu absolutnie żadnych ograniczeń – rozpisywać można wszystko, co tylko przyjdzie nam do głowy. Może to być schemat wypełniania i wysyłania PIT-u, tworzenia prezentacji, wyprawiania dzieci do szkoły, publikowania wpisu, porządkowania szafy, czyszczenia łazienki, organizowania domówki, można tak wymieniać bez końca.

Organizacja czasu

Początkowo miałam pewne opory przed tworzeniem checklist. Czułam się dziwnie, zwłaszcza, gdy spisywaniu poszczególnych etapów. Myślałam: „Serio, aż tak źle z twoją pamięcią i organizacją, że musisz tworzyć instrukcje dla tak prostych rzeczy?”. Szybko jednak okazywało się, że te „proste rzeczy” wydają się banalne, ale dopiero kiedy mam je za sobą. Wystarczyło, że minęło kilka dni, tygodni i podejmowanie się ich realizacji od nowa, pociągało za sobą zastanawianie się nad kolejnym krokiem i rozważanie, czy aby na pewno o wszystkim pamiętałam.

Co właściwie dają takie instrukcje?

Przede wszystkim ogromne poczucie kontrolowania sytuacji i pewność, że o niczym nie zapomnieliśmy. Pozbywamy się szalenie frustrujących myśli z kategorii: „Czy aby na pewno niczego nie pominęłam?”, „Czy aby na pewno tak to miało być?”. Instrukcje sprawiają również, że nasze zmagania z obowiązkami stają się mniej chaotyczne. Dzięki temu chętniej podejmujemy się ich realizacji, a to idealny początek do skutecznej walki z prokrastynacją.

Przykładowa instrukcja tworzenia wpisu:

Instrukcja tworzenia wpisu

Jak widzicie, nie ma tutaj żadnych skomplikowanych opisów, rozbudowanych etapów – jedynie proste sformułowania, które przypominają o szczegółach związanych z publikacją wpisu. I tak na przykład „archiwalne wpisy” przypominają o tym, by w miarę możliwości podrzucić w nowym wpisie coś starszego, nawiązującego do tematu, „opisywanie zdjęć” jest strażnikiem dodawania alternatywnych tekstów i tytułów zdjęć, a „Facebook” i „Twitter” odpowiadają za pamiętanie o wrzuceniu zajawek nowej treści.

W swoich instrukcjach staram się pomijać etapy, które są oczywiste – w tym wypadku tworzenie treści, czy wrzucanie zdjęć. Nie chcę, by objętość instrukcji była przytłaczająca – patrząc na nią, chcę myśleć: „Bułka z masłem, zabieram się do roboty”. Są jednak osoby, dla których lepszym rozwiązaniem będzie jak najdokładniejsze opisanie poszczególnych kroków.

Moje instrukcje:

Jak się zorganizować

Najczęściej tworzę checklisty związane z pracą przy komputerze: publikowaniem poszczególnych rodzajów wpisów, oddawaniem projektów do druku, odpowiadaniem na propozycje reklamowe. To naprawdę wiele ułatwia. Na zdjęciu (można powiększyć) możecie zobaczyć instrukcje dla dwóch rodzajów wpisów: tych z tapetami oraz z linkami godnymi polecenia. Te dwie kategorie zawsze wywoływały najwięcej moich pomyłek i niemal zawsze publikowałam je z myślą: „Na pewno coś pominęłam”. Wystarczyło spisać instrukcje, by pozbyć się tego problemu.

Stosuję tę metodę organizacji obowiązków już ponad pół roku i jestem pewna, że będę rozbudowywać swój zeszyt o kolejne listy. Nie pomyślałabym, że tak banalne i wydawałoby się oczywiste rozwiązanie, może przyczynić się do lepszego panowania nad codziennymi zadaniami. Mam nadzieję, że tym wpisem przekonałam Was do niego choć trochę.

Zapisz

  • Paula, po raz kolejny udowadniasz, że najprostsze metody są najlepsze ;)

  • Od jakiegoś czasu też staram się korzystać z takich check jak i to do list. Bardzo pomocna sprawa :) Pozdrawiam :)

  • KarolaBlanka

    Jakich notatników używasz? :)

    • To jakieś notatniki no name, mój chłopak czasem dostaje je w pracy ;)

  • bbika

    To świetny sposób :) Na początku września zrobiłam małą checklistę z rzeczami, które powinny znaleźć się w mojej torebce nim wyjdę do szkoły – działa perfekcyjnie, uspokajam się, że jednak wszyscy co trzeba spakowane. Nie wiedziałam jednak, że jest to jakaś metoda, teraz pewnie będę częściej stosować :)

    • Świetny pomysł z tą zawartością torebki :)

  • Najprostsze metody są najlepsze. Chyba niektóre sprawy też powinnam tak rozpisywać.

  • ja z checklistami działam od dawna w pracy, zwykle przy użyciu progamów np. asana, a teraz wdrożyłam je niedawno do spraw blogowych, bo też prokrastynacja mnie dopadała zbyt często. I działa :) Niebawem sama zamierzam podzielić się moimi sposobami na checklisty :)

  • BonaVonTurka (Hipis)

    Używałam tego, zanim było modne i miało „nowoczesną”, angielską nazwę, podejrzewam, że moja babcia też tego używała…:P A na serio, dla mnie to metoda logiczna i praktykowana od dawna ;). Nie rozpisuję sobie tak wielu rzeczy, bo nie jestem bizneswoman i nie mam codziennie stu spotkań biznesowych z prezydentami krajów UE, do sprzątania łazienki nie potrzebuję instrukcji… Ale np. pakowanie czegoś, pisanie dłuższej pracy czy planowanie podróży, nawet tej małej, do miasta, wymaga ode mnie dłuższych notatek.

    • O tak, przy podróży, małej czy dużej, lista jest niezbędna.!

  • Notatki to u mnie również podstawa, czuję się pewniej jak mam coś zorganizowane

  • To trochę jak z przepisam:) takie porównanie przychodzi mi do głowy. I bardzo mi się podoba tem sposób.

  • Napewno istnieje jakaś appka do tego. Ale po co? W ładnym zeszycie, ładnie spisane listy też mogą być!

  • Masz w zeszycie wszystko tak fajnie, rowno i przejrzyście napisane- mnie się tak ładnie nie udaje ;-)

  • Takie check-listy często stosowałam na studiach, a teraz wykorzystuję je głównie do… sprzątania! Dzięki temu nie zapominam o niczym i po rozpisywaniu wszystkich punktów (zwłaszcza, gdy czekają mnie gruntowne porządki.) wiem ile mniej więcej czasu mi to zajmie. Wcześniej z zapałem zabierałam się za sprzątanie bez planu i kończyło się na tym, że jeden pokój był wysprzątany dokładnie, drugi po łebkach, a kuchnia została nietknięta, bo już nie miałam czasu, by to wszystko ogarnąć :) Przed podróżą robię sobie również podobne listy, tyle że z rzeczami do zabrania. Dzięki temu o niczym nie zapominam :)

  • Check-lista szczególnie w blogowaniu świetnie się sprawdza :)

  • Monika Mróz

    To jest genialne! Dziękuję:)

  • Wypróbuję, zwłaszcza przy blogowaniu i sprzątaniu mieszkania – niby wiem, że zawsze zaczyna się od kurzy, a i tak przypominam sobie o tym dopiero po odkurzeniu i wymopowaniu domu. ;)

  • też stosuję, taka metoda daje dużą satysfakcję, w końcu „tiknięcie” 5 czy 10 kwadracików to lepiej niż jednego. to nic że dotyczą tej samej rzeczy :)

  • Jane599

    Prokrastynacja to jest moje drugie (przybrane) imię, które zaczęłam nosić na studiach ;)

  • Jak jasno i zachęcająco! bardzo pomocny dla mnie post – będę wiedziała w końcu co to checklista ;) i już wiem, że kilka jest mi potrzebnych, dzięki!

  • Używam checklist od zawsze i do wszystkiego – zaczęło się od list zakupowych, a teraz to już najchętniej wszystko bym rozpisywała i rozkładała na czynniki pierwsze :D. Tak to już bywa gdy jest się control-freakiem ;)

    • Ja tam zawsze twierdzę, że lepsze to, niż wieczny chaos ;)

  • Ciekawe… do tej pory stosowałam listy zadań, jakie mam wykonać danego dnia. Myślę, że ta propozycja będzie świetna do uczenia się obsługi np. nowego programu graficznego. Ja na pewno bym sobie rozpisała krok po kroku, co mam robić :)

    • To prawda – kiedy uczysz się czegoś, co składa się z kilku kroków, zawsze warto rozpisać to w takiej formie :)

  • Często tworzę checklisty, zawsze pomagają ;)

  • Wystarczy założyć konto, wrzucić link i dostajemy skrócony adres ;)

  • Tak, potwierdzam! To genialny sposób na organizację! ;)

  • Magdalena Łaszcz

    Ciekawa metoda, chętnie ją wypróbuję, zwłaszcza, że niedługo zostanę mamą, więc dojdzie mi wiele nowych obowiązków :)

  • Świetna metoda, też uwielbiam mieć wszystko spisane i gdy już coś wykonam to odhaczam daną czynność w notesie, co daje nieziemską satysfakcję :D

  • Arizona

    Polecam bardzo sporządzanie list zadan na stronie Trello.com. To co prawda nie to samo, co na papierze, ale checklisty są tam bardzo fajne. Można dopisać wiele zadan do wykonania przy każdym projekcie i pojawia się pasek postępu jak odznaczamy kolejne rzeczy. Właśnie testuję ten program i stworzyłam wiele tablic dotyczących różnych obszarów mojego życia. Jedyny minus jest taki, że listy można przeglądać tylko on line. Pozdrawiam serdecznie:)

  • Twoja metoda chyba mnie przekonała. Trochę sobie walczę w organizacją, więc może checklisty sprawią, że już całkiem niedaleko mi będzie do perfekcji w tej dziedzinie :>

  • olkaparasolka

    Świetny pomysł! Rzeczywiście robiąc takie rzeczy jak prezentacja na studia, którą robi się raz-kilka razy w semestrze, za każdym razem trzeba się nad pewnymi rzeczami zastanawiać, a można łatwo zapomnieć zgrać ją potem na pendrive. Przy takiej liście można by wyrzucić z głowy wszystkie techniczne szczegóły i zająć się treścią. Dzięki!

  • Dziękuję za zamieszczenie tej ściągawki :-)
    Niby wszyscy, którzy tworzymy coś w internecie o tym wiemy. Tylko czasami zapominamy stworzyć sobie taki plan. Dobrze, że o tym przypominasz :-)

  • Pingback: Majówkowa czytelnia – ciekawe miejsca i artykuły z ostatnich tygodni! | worQshop()

  • Jestem zdania, że należy zapisywać najbanalniejsze nawet rzeczy, bo w natłoku obowiązków… uciekają, zwłaszcza jeśli są drobniutkie i trudno zauważyć ich niewypełnienie. My mamy taką check-listę jak pakujemy sprzęt na śluby! Głupio byłoby zapomnieć baterii do aparatu ;)