Jak ułatwić i zorganizować złożone obowiązki?

Kiedy mamy na głowie wiele obowiązków i są to czynności, których nie da się zamknąć po jednym mailu lub po wykonaniu prostej aktywności, odzywa się prokrastynacja. Chcemy mieć to za sobą, ale jednocześnie przeraża nas mnogość rzeczy, o których musimy pamiętać i wolimy poczekać na bardziej dogodny moment. A kiedy zbliżające się terminy, nie pozwalają na dalsze odkładanie, zabieramy się za realizację zadania w sposób najbardziej chaotyczny z możliwych – bo przecież nie ma już czasu.

Bardzo długo rozprawiałam się z obowiązkami w podobny sposób, ale po pewnym czasie zaczęło mnie to męczyć. Nie znosiłam zostawiać obowiązków na ostatnią chwilę, ale jednocześnie nie znałam sposobu na to, by pokonywać zniechęcenie towarzyszące decyzji o rozpoczęciu pracy. Nie wiedziałam również jak walczyć z chaotycznym działaniem. W końcu w jakimś artykule na temat organizacji czasu, przeczytałam o checklistach (które sama nazywam często instrukcjami). Nie byłam stuprocentowo przekonana do tej idei, ale postanowiłam spróbować.

O co chodzi w tworzeniu checklist/instrukcji?

Metoda ta polega na rozpisywaniu w formie instrukcji wszystkich czynności, które:

• wykonujemy często, ale są one na tyle złożone, że łatwo zapomnieć o szczegółach,
• wykonujemy regularnie, ale nie na tyle często, by pamiętać cały schemat działania.

Forma zależy wyłącznie od Was, mogą to być rozbudowane etapy krok po kroku, ale również wyłącznie słowa-klucze, które zasugerują o czym powinniście pamiętać, zajmując się danym obowiązkiem. Nie ma tu absolutnie żadnych ograniczeń – rozpisywać można wszystko, co tylko przyjdzie nam do głowy. Może to być schemat wypełniania i wysyłania PIT-u, tworzenia prezentacji, wyprawiania dzieci do szkoły, publikowania wpisu, porządkowania szafy, czyszczenia łazienki, organizowania domówki, można tak wymieniać bez końca.

Początkowo miałam pewne opory przed tworzeniem checklist. Czułam się dziwnie, zwłaszcza, gdy spisywaniu poszczególnych etapów. Myślałam: „Serio, aż tak źle z twoją pamięcią i organizacją, że musisz tworzyć instrukcje dla tak prostych rzeczy?”. Szybko jednak okazywało się, że te „proste rzeczy” wydają się banalne, ale dopiero kiedy mam je za sobą. Wystarczyło, że minęło kilka dni, tygodni i podejmowanie się ich realizacji od nowa, pociągało za sobą zastanawianie się nad kolejnym krokiem i rozważanie, czy aby na pewno o wszystkim pamiętałam.

Co właściwie dają takie instrukcje?

Przede wszystkim ogromne poczucie kontrolowania sytuacji i pewność, że o niczym nie zapomnieliśmy. Pozbywamy się szalenie frustrujących myśli z kategorii: „Czy aby na pewno niczego nie pominęłam?”, „Czy aby na pewno tak to miało być?”. Instrukcje sprawiają również, że nasze zmagania z obowiązkami stają się mniej chaotyczne. Dzięki temu chętniej podejmujemy się ich realizacji, a to idealny początek do skutecznej walki z prokrastynacją.

Przykładowa instrukcja tworzenia wpisu:

Jak widzicie, nie ma tutaj żadnych skomplikowanych opisów, rozbudowanych etapów – jedynie proste sformułowania, które przypominają o szczegółach związanych z publikacją wpisu. I tak na przykład „archiwalne wpisy” przypominają o tym, by w miarę możliwości podrzucić w nowym wpisie coś starszego, nawiązującego do tematu, „opisywanie zdjęć” jest strażnikiem dodawania alternatywnych tekstów i tytułów zdjęć, a „Facebook” i „Twitter” odpowiadają za pamiętanie o wrzuceniu zajawek nowej treści.

W swoich instrukcjach staram się pomijać etapy, które są oczywiste – w tym wypadku tworzenie treści, czy wrzucanie zdjęć. Nie chcę, by objętość instrukcji była przytłaczająca – patrząc na nią, chcę myśleć: „Bułka z masłem, zabieram się do roboty”. Są jednak osoby, dla których lepszym rozwiązaniem będzie jak najdokładniejsze opisanie poszczególnych kroków.

Moje instrukcje:

Najczęściej tworzę checklisty związane z pracą przy komputerze: publikowaniem poszczególnych rodzajów wpisów, oddawaniem projektów do druku, odpowiadaniem na propozycje reklamowe. To naprawdę wiele ułatwia. Na zdjęciu (można powiększyć) możecie zobaczyć instrukcje dla dwóch rodzajów wpisów: tych z tapetami oraz z linkami godnymi polecenia. Te dwie kategorie zawsze wywoływały najwięcej moich pomyłek i niemal zawsze publikowałam je z myślą: „Na pewno coś pominęłam”. Wystarczyło spisać instrukcje, by pozbyć się tego problemu.

Stosuję tę metodę organizacji obowiązków już ponad pół roku i jestem pewna, że będę rozbudowywać swój zeszyt o kolejne listy. Nie pomyślałabym, że tak banalne i wydawałoby się oczywiste rozwiązanie, może przyczynić się do lepszego panowania nad codziennymi zadaniami. Mam nadzieję, że tym wpisem przekonałam Was do niego choć trochę.

Zapisz